Bất kỳ thư viết để xác nhận một cái gì đó, như các chi tiết từ một trước thư, hoặc các quy tắc của công việc, có thể thuộc một"lá thư giải thích"
Làm rõ chữ thường sử dụng như viết cảnh báo cho nhân viên.
Ví dụ, một nhân viên có hành vi đã được gọi đến để hỏi có thể được gửi một lá thư để nhắc nhở chúng các quy tắc và để thông báo cho họ nếu họ tiếp tục hành động theo cùng một cách, họ có thể chính thức kỷ luật. Một loại khác nhau của làm rõ chữ cái cũng được sử dụng trong kinh doanh để giải thích rõ hơn về các mục tiêu và chi tiết tốt hơn của một dự án lớn. Ví dụ, nếu một bệnh viện ban hành một hợp đồng mới và xây dựng, họ có thể trả lời các câu hỏi của các nhà thầu trong một lá thư, đi qua chi tiết như các loại vật liệu cần thiết, hoặc có bao nhiêu ổ cắm điện là cần thiết. Đây là đôi khi được gọi là một lá thư của dịu dàng làm rõ. Tương tự như vậy, người cung cấp một vị trí với một công ty mới có thể viết một lá thư làm rõ cho tương lai của họ chủ nhân yêu cầu họ phải được rõ ràng hơn về những gì các vai diễn đòi hỏi. Một bức thư của làm rõ có thể được gửi đến cho nhân viên khi họ đến gần"bước qua dòng". Hành động của họ không yêu cầu một bức thư của khiển trách, kỷ luật nào, nhưng một văn bản thông báo rằng họ đang bị theo dõi chặt chẽ. Kể từ bức thư này được viết, nó giữ cân nhiều hơn một lời cảnh báo, nhưng kể từ khi nó không phải là chính thức một bức thư của kỷ luật, nó không giữ bất kỳ của rung động tiêu cực bị khiển trách. Nó đã đến với chúng tôi, sự chú ý của thái độ đã giảm trong vài tuần qua. Đồng nghiệp của bạn, cũng đã bắt đầu để ý của thái độ tiêu cực đối công việc của bạn và của khách hàng. Chúng tôi chỉ muốn thông báo cho bạn biết rằng bạn có nhận được rất gần để kiếm một khiển trách quản lý. Chúng tôi đề nghị anh thay đổi hành vi rất lâu, hoặc có thể là ảnh hưởng tiêu cực cho tất cả tham gia. Điều quan trọng là phải lưu ý rằng bức thư này sẽ không được đặt trong hồ sơ của anh, cũng không bạn sẽ bị trừng phạt tại thời điểm này. Tôi muốn cảm ơn vì đã mời tôi vào vị trí của giám sát dược cho sức Khỏe đồng Minh, bắt đầu từ ngày.
Tuy nhiên trước khi chấp nhận vai trò này, tôi muốn làm rõ hơn nữa về tôi hằng ngày lịch trình.
Nó là sự hiểu biết của tôi là có ba đồng Minh hiệu thuốc trong Baltimore và tôi sẽ chịu trách nhiệm tất cả số họ. Ở trước đây của tôi vị trí, tôi sẽ thay thế giữa hai thuốc trong suốt tuần, mặc dù tôi cũng hiểu rằng một số công ty thích một ngày truy cập để tất cả trên hành trình. Thứ hai, tôi muốn nhận được thêm thông tin về những nhân viên làm việc của đồng Minh, như của nền giáo dục và kinh nghiệm của mình. Như đã nói trong điện thoại của chúng tôi trò chuyện tôi muốn đặt ra một công ty chuỗi các lệnh dựa vào thâm niên, và sau đó thúc đẩy hay giáng chức nhân viên theo thời gian dựa trên sự quan sát của tôi. Tôi rất vui mừng đã được cung cấp một cơ hội béo bở và sẽ làm cho quyết định của tôi ngay sau khi các làm rõ. Tôi mong muốn được nói chuyện với anh sau Thân tương lai nhà thầu, dưới đây, bạn sẽ tìm thấy câu trả lời tất cả các câu hỏi đệ trình để chúng tôi trước khi Ngày. Vì lý do riêng tư, chúng tôi đã không được tiết lộ công ty đó hỏi những câu hỏi.
Chúng tôi hy vọng rằng những làm rõ là hữu ích để trình đấu thầu.
(Xin lưu ý rằng trừ khi tuyên bố nếu không, tất cả các điều kiện vẫn áp dụng). Câu hỏi: Hãy làm rõ cho dù"thang máy lắp đặt"là một nâng cấp hoặc nếu bạn yêu cầu toàn bộ hệ thống mới được cài đặt. Trả lời: Chúng tôi yêu cầu rằng có hệ thống thang máy riêng của mình vẫn còn nguyên vẹn, nhưng mà các xe được thay thế bằng cái gì đó hiện đại. Trả lời: Chúng ta không có thiết lập ngày để hoàn thành bên ngoài xây dựng. Đây là ý của các nhà thầu Tuy nhiên, toàn bộ dự án phải được hoàn thành vào tháng tư năm.
Tất cả các nhà thầu phải thừa nhận nhận được lá thư này trước khi đề nghị được chấp nhận.
Nếu bạn cần làm rõ hơn nữa, chúng ta sẽ gửi một bức thư mới tháng tiếp theo.
